Heute im Fokus: Das Einfügen von einem Inhaltsverzeichnis in eine Open Office Writer Dokument ist das Thema dieses Kurztipps. Außer des eigentlichen Einfügens wird auf die nötige Vorarbeit eingegangen, die darin besteht, für Überschriften Formatvorlagen zu verwenden.
Inhaltsverzeichnisse und Co.
Wahrscheinlich kennen das Problem und die spontane Vorgehensweise zur Lösung des Problems bestimmt mehr als die Hälfte der Leser. Zumindest habe ich im Rahmen der ersten Kontakte mit einem Office Programm diese leidvolle Erfahrung durchlebt. Als Schüler habe ich einen Praktikumsbericht in Microsoft Office Word geschrieben. Die Überschriften natürlich alle händisch auf fette und etwas größere Schrift als den Rest des Textes umgestellt. Damit alles möglichst professionell aussah, habe ich noch ein Inhaltsverzeichnis angelegt. Und das ebenfalls händisch.
Natürlich blieben Korrekturen des Lehrers nicht aus und mit Änderung der Überschriften musste das Inhaltsverzeichnis ebenfalls immer wieder angepasst werden. Das war der Schock fürs ganze Leben. Danach habe ich keinen größeren Text mehr mit Word geschrieben.
Für alle, die sich nicht so leicht abschrecken lassen, oder gezwungen sind, mit zum Beispiel Open Office Writer längere Texte mit Inhaltsverzeichnis zu erstellen, erläutere ich die eigentlich einfachen Schritte, mit denen die Arbeit etwas automatisiert werden kann.
Bevor es richtig losgeht, möchte ich noch auf den achten Kurztipp hinweisen, der sich mit dem Thema “Seitenzahlen in Open Office Writer einfügen” beschäftigt. Nicht, dass noch jemand auf die Idee kommt, das ebenfalls manuell zu erledigen. 
Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnis
Der optimale Zeitpunkt um sich Gedanken um ein Inhaltsverzeichnis oder auch ein anderes Verzeichnis, wie ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis, zu machen, ist gekommen, wenn man noch vor einem leeren Blatt Papier sitzt.
Da noch kein Text vorhanden ist, der verarbeitet werden soll, lässt sich viel Formatierungsarbeit ersparen. Dazu stellt man folgende Gedanken an:
- Wie sollen die Überschriften, Tabellenbeschriftungen, Bildunterschriften usw. aussehen?
- Werden Verzeichnisse benötigt? Wenn ja, welche?
- Bin ich bereit Formatvorlagen über das ganze Dokument hinweg einzusetzen?
Auch wenn sich das zu Beginn nach mehr Arbeit anhört, am Ende, wenn der Zeitdruck enorm wird, spart eine gute Vorbereitung einiges an Zeit.
Um unser Ziel, ein Inhaltsverzeichnis in Open Office Writer ohne unnötige zusätzliche Arbeit, zu erreichen, sollten die zuvor genannten Fragen in etwa geklärt sein. Ist man sich über die Formatierung der Überschriften im Klaren, so kann die passende Formatvorlage entweder neu angelegt, oder eine vorhandene modifiziert werden. Was noch bleibt, ist das konsequente Zuweisen von Formatvorlagen an besondere Textbestandteile, wie zum Beispiel den Überschriften.
Also sind drei Schritte nötig, die im Folgenden näher erläutert werden:
- Anlegen von Formatvorlagen für Überschriften
- Zuweisen von Formatvorlagen an die Überschriften
- Zuletzt: automatisches Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses
Anlegen von Formatvorlagen
Welche Formatvorlagen bereits vorhanden sind, wird in Open Office im Formatvorlagen-Fenster angezeigt:
Hauptmenü: Format -> Formatvorlagen
Innerhalb dieses Fensters, welches ich Formatvorlagen-Manager taufe, können bestehende Vorlagen angeschaut und modifiziert und neue angelegt werden.
Formatvorlagen Manager
Standardmäßig hat Open Office schon mehrere Vorlagen für Überschriften vorgegeben.
Um eine Vorlage zu modifizieren, klickt man im Kontextmenü (rechte Maustaste) einer Vorlage auf ändern. Andernfalls hat man auch die Möglichkeit im Kontextmenü auf Neu zu klicken, um eine neue Vorlage anzulegen.
Eine zweite, sehr elegante Methode besteht darin, zunächst eine Überschrift händisch so zu formatieren, wie man sie haben möchte, sie zu markieren und im Anschluss im Formatvorlagen-Manager den ganz rechten Button (Neu aus Auswahl) zu drücken. Dann muss noch ein Name vergeben werden und man hat eine neuen Formatstil definiert, der wiederum über das Kontextmenü geändert werden kann.
Ok, dass sollte erst mal zu den Formatvorlagen genügen.
Zuweisen von Formatvorlagen an die Überschrift
Mit Formatvorlagen machen sich Open Office Anwender das Leben leichter: Sie schreiben ganz normalen Text und, wenn eine Textpassage etwas besonderes darstellt, wie z.B. eine Überschrift, so weist man ihr die Formatierung über eine Vorlage zu. Das hat einige Vorteile:
- Das ständige händisches Formatieren entfällt.
- Leichte und schnelle Modifikation des Formats aller Überschriften durch anpassen der Formatvorlage möglich.
- Auf Basis der Formatvorlagen können automatisiert Verzeichnisse eingefügt werden.
Generell hat jede Textpassage bereits eine Formatierung. Im falle reinen Textes, ist es eben die einfachste Formatierung ohne Besonderheiten. So gesehen muss für Überschriften die Vorlage nur von Standard auf Überschrift geändert werden.
Dazu markiert man die Überschrift und schaltet entweder im Formatvorlagen-Manager auf die richtige Formatierung durch einen Klick darauf um, oder man bemüht die Format-Auswahl-Liste in der Symbolleiste.
Beides hat zur Folge, dass sich die Überschrift im hoffentlich gewünschten Format dargestellt wird.
Automatisches Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses
Die Voraussetzungen für ein Inhaltsverzeichnis in Open Office Writer ist in erster Linie die richtige Zuweisung der Formatvorlagen an die Überschriften, nur damit lässt sich ein Inhaltsverzeichnis durch wenige Klicks einfügen.
Sind alle Überschriften mit den richtigen Vorlagen markiert worden, so führt folgendes Vorgehen zu einem Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite:
- manueller Seitenumbruch auf der ersten Seite (Mauszeiger befindet sich auf der ersten Seite in der ersten Zeile/Spalte):
Hauptmenü: Einfügen -> Manueller Umbruch -> Seitenumbruch - Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite:
Hauptmenü: Einfügen -> Verzeichnisse und Tabellen -> Verzeichnisse und Tabellen
Im sich öffnenden Fester kann das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses bestimmt werden, worauf ich diesmal noch nicht eingehen möchte.
Verzeichnisse formatieren und einfügen
Durch ein Klick auf OK im gezeigten Fenster, erhält man ein einfach gehaltenes Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite.
Sollten nun Überschriften hinzukommen oder ändern, so kann über das Kontextmenü das Inhaltsverzeichnis auf einfache Weise aktualisiert werden.
Schlusswort
Nun ist der Kurztipp etwas umfassender geworden, als zu Beginn geplant, was jedoch nicht schlimm ist. Dafür konnte ich näher auf die Formatvorlagen eingehen, was wirklich ein eigenes Thema für einen Artikel hergibt.
Auch hier gilt wieder die Aussage, dass ich kein Open Office Experte bin und mich daher gerne belehren lasse. Also lasst eurer Schreibwut freien Lauf in den Kommentaren.
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