muvik-multigrid » Mindmap http://www.muvik.de open source - engineering - programming Wed, 28 Jul 2010 07:56:30 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.2.1 Links zum Thema: GDT, Organisation, Ordnung, Überblick http://www.muvik.de/2010/07/19/links-zum-thema-gdt-organisation-ordnung-ueberblick/ http://www.muvik.de/2010/07/19/links-zum-thema-gdt-organisation-ordnung-ueberblick/#comments Mon, 19 Jul 2010 07:22:58 +0000 Viktor Müller http://www.muvik.de/?p=1225

Heute im Blickpunkt: Getting-Things-Done (GTD) von David Allen und die unterstützende Software, Hardware dazu. Wer kennt das nicht: meist zu einem ungünstigen Zeitpunkt fällt einem etwas ein, was man sich unbedingt merken, oder auf jeden Fall erledigen möchte. Und wie oft, hat man es einige Minuten später wieder vergessen. Damit solche Fälle bei meinen Lesern in Zukunft seltener auftreten, stelle ich heute kurz das GTD Konzept von David Allen vor und verlinke drei Software-seitige und zwei Hardware-seitige Realisierungsmöglichkeit des Konzepts.

Getting Things Done, oder effektives Zeitmanagement

Effektives und durchdachtes Zeitmanagement ist das A und O für ein erfolgreiches und stressarmes Berufs-, Studenten- oder Schülerleben. Da schadet es nicht einen Blick auf wissenschaftliche Erkenntnisse zu werfen und sich davon ein Stück ab zu schauen.

David Allen ist der Vater der sogenannten Getting Things Done (GTD) Methode. In seinem Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag* beschreibt er, wie aus seiner Sicht der Alltag, sowohl beruflich, als auch privat, durch ein systematisches Vorgehen effektiv bewältigt werden kann.

Die Grundsätze des GTD Konzepts sind einfach und für die meisten einsichtig:

  • Alle Aufgaben, die erledigt werden müssen oder sollen, werden in einem einzigen, verlässlichen System gesammelt.
  • Alles, was neu hinzukommt, muss genau geprüft werden. Es darf nicht passieren, dass es nicht klar ist, was als nächstes getan werden soll.

Das gesamte GTD Konzept basiert auf fünf Stützen, die ich im folgenden kurz erläutern möchte:

  1. Sammeln: Um den Kopf frei zu bekommen, schlägt das GTD Konzept vor, alle Aufgaben und Informationen, die Handeln verlangen, in Eingangskörben zu sammeln. Ein Eingangskorb kann vieles sein: Zettel, Email-Postfach, Handy. Das wichtigste hierbei ist, dass jeder Korb regelmäßig geleert wird.
  2. Verarbeiten: Regelmäßig sollen die Eingangskörbe verarbeitet werden. Hierbei werden die einzelnen Aufgaben verteilt, eingeordnet oder sofort erledigt. Eine interessanter Vorschlag ist die 2-Minuten-Regel: alles, was weniger als zwei Minuten braucht, wird sofort erledigt. Sonst verbraucht man mehr Zeit, um es irgendwo im Kalender einzuplanen.
  3. Organisieren: Damit Aufgaben nicht aus den Augen verloren werden und rechtzeitig erledigt werden, eignen sich laut dem GTD-Konzept Listen, welche die Aufgaben aus dem Eingang enthalten. Die drängendsten Aufgaben, die bereits erledigt werden können, kommen z.B. auf die Nächste Schritte-Liste. Sind bis zur Erledigung einer Aufgabe mehr als eine Tätigkeit notwendig, so kommt es auf die Projekte-Liste.
  4. Durchsichen: Einmal pro Tag riskiert man einen Blick auf die “Aufgaben”-Listen und ein mal pro Woche erfolgt ein Wochenrückblick. Hierbei wird der Erfolg erledigter Aufgaben bewertet und der Eingangskorb wieder verarbeitet.
  5. Erledigen: Das ist der Kernpunkt des Systems. Hier werden die Aufgaben der Nächste-Schritte-Liste erledigt. Wichtig ist, dass dieser Punkt den überwiegenden Teil der Zeit in Anspruch nehmen kann, nicht das Organisieren und Ordnen der Aufgaben.

Soviel sei zu dem Getting Things Done Konzept gesagt. Mehr Informationen findet man am besten an der Quelle, nämlich in den Bücher von David Allen*.

Ideen zur Unterstützung von GTD durch Software

GTD mit mindmeisterMindmeister und Freemind
GTD ist nicht nur im listenartigen Aufbau möglich, sondern auch mit modernen Strukturen. Mindmaps haftet das Image an, dass eine solche Darstellung der Struktur und den Denkmuster des menschlichen Gehirns eher entspricht als eine reine Aufzählung. Dadurch sollen Mindmaps besser im Gedächtnis behalten werden können. Anleitungen, wie man Mindmaps und GTD vereinen kann, gibt es bei Youtube: GTD mit Mindmeister, GTD mit Freemind

GTD mit remember the milkRemember The Milk
Remember the milk (rtm) habe ich bereits vor einer Weile als Aufgabenverwaltungsservice kennen gelernt. Diesen Zweck erfüllt es auch heute noch, nur habe ich das bisher nicht in Bezug zu GTD gesehen. Die wichtigsten Features von rtm sind die Online-Verwaltung von Aufgaben, die Möglichkeit zur Mitnahme auf PDAs und Smartphones, die Definition ortsgebundener Aufgaben und die Erinnerungsfunktion auf vielen Wegen (ICQ, Skype, SMS, …). Wie rtm und GTD zusammenfinden, ist im rtm-Blog beschrieben.

GTD mit Emacs und org-modeEmacs Org-Mode
Emacs, der ja eigentlich ein Texteditor ist, eignet sich in Verbindung mit Org-Mode ebenfalls hervorragend zum genüsslichen Ausleben von GTD. Der große Vorteil von Org-Mode ist, dass die ganzen Informationen als reine Text-Dateien vorliegen und der Anwender nicht auf ein proprietäres Format angewiesen ist. Wie Org-Mode zur Organisation verwendet werden kann: Using Emacs org-mode for GTD, How I use Emacs and Org-mode to implement GTD

Old School ganz modern: rein analoge Methoden

GTD mit dem Hipster PDAHipster PDA
Wer denkt, dass GTD nur mit Unterstützung einer Software am Computer funktioniert, der hat sich gewaltig getäuscht. Das von Merlin Mann erfundene System basiert auf einigen nach Möglichkeit bunten Karteikarten und einer kleinen Klemmfeder. Die Kosten für das System sind mehr als übersichtlich, die Flexibilität soll enorm sein. Möchte man nicht mit ganz leeren Karteikarten anfangen, dann kann man die Vorlagen von D*I*Y Planner herunterladen und ausdrucken.

GTD mit einem NotitzbuchMoleskine-Notizbuch
Neben dem PDA ohne Batterie und Anschlüssen gibt es noch Platz für eine weitere rein analoge Methode die Dinge zu erledigen. Im PigPog-Blog nehmen die Autoren sich ein Moleskine-Notizbuch zur Hand und richten es für GTD her. Es muss aber nicht zwangsweise ein Moleskine-Notizbuch sein. Mit einem YouTube-Video lernt man, wie aus einem normalen Block ein GTD-Block wird.

Schlusswort

Außer der hier aufgeführten Softwarelösungen und der analogen Systeme existieren mit Sicherheit noch etliche weiteren Vorgehensweisen und Auffassungen vom schnellen Erledigen der täglich anfallenden Aufgaben.

Ebenso ist GTD nicht jedermanns Sache. Ich finde, dass es ein interessanter Ansatz ist, den ich evt. weiter verfolgen werde. Sollte ich meine Produktivität dadurch erheblich steigern können, werde ich hier im Blog nochmal darüber berichten.

Nun würde mich interessieren wie meine Leser bei der Aufgabenbewältigung vorgehen, welche Systeme sie verfolgen und welche Mittel dabei zum Einsatz kommen.

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© Muvik for muvik-multigrid, 2010. | Permalink | 2 Kommentare | Teile es mit deinen Freunden: del.icio.us MisterWong Twitter
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